Thẻ Công Ty

Thẻ công ty được sử dụng để làm gì?

Thẻ công ty là một phần nhận diện thường thấy tại doanh nghiệp, đặc biệt với những nơi có nhiều nhân viên hoặc yêu cầu kiểm soát người ra vào. Ngoài việc thể hiện thông tin người sử dụng, thẻ còn có thể kết hợp với máy chấm công, cửa từ, thang máy hoặc hệ thống quản lý nhân sự.
Tùy mục đích, doanh nghiệp có thể làm một mẫu thẻ chung cho toàn bộ nhân viên hoặc cá thể hóa từng thẻ theo tên, ảnh và mã nhân viên.

Các mẫu thẻ công ty phổ biến

Doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Thẻ nhân viên.
• Thẻ ra vào.
• Thẻ chấm công.
• Thẻ kiểm soát cửa.
• Thẻ thang máy.
• Thẻ khách.
• Thẻ phòng ban.
• Thẻ thành viên.
  Mỗi loại có thể được thiết kế riêng hoặc kết hợp nhiều chức năng trên cùng một chiếc thẻ.

In thẻ công ty theo yêu cầu

Thiết kế thẻ có thể dựa trên logo và bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.
Thông tin thường được đưa lên thẻ gồm:

• Logo công ty.
• Tên doanh nghiệp.
• Ảnh nhân viên.
• Họ tên.
• Chức vụ.
• Phòng ban.
• Mã nhân viên.
• Mã thẻ.
• QR Code.
• Barcode.
• Website.
• Số điện thoại.
  Mặt sau có thể tận dụng để in thông tin liên hệ, nội quy hoặc hướng dẫn khi sử dụng.

Thẻ nhân viên công ty

Thẻ nhân viên vừa giúp nhận diện vừa tạo sự đồng bộ khi làm việc.
Một mẫu có thể trình bày:
LOGO CÔNG TY
Ảnh nhân viên
NGUYỄN VĂN A
Nhân viên Kinh doanh
Mã NV: NV001
Số thẻ: CT00001
Màu sắc, bố cục và kiểu chữ có thể thiết kế theo nhận diện riêng của từng công ty.

Thẻ công ty tích hợp RFID

Nếu doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát cửa hoặc chấm công bằng RFID, chip có thể được tích hợp bên trong thẻ.
Mã trên chip được đăng ký với hệ thống để nhận diện từng nhân viên. Khi thẻ được đưa đến đầu đọc, hệ thống sẽ xử lý theo quyền đã thiết lập.
Do RFID có nhiều loại, cần xác định loại đầu đọc đang sử dụng trước khi đặt thẻ.

Thẻ công ty dùng cho chấm công

Thẻ có thể kết hợp với máy chấm công để ghi nhận thời gian làm việc. Mỗi nhân viên được cấp một mã thẻ riêng và đăng ký trên thiết bị.
Phần thông tin in trên thẻ có thể gồm ảnh, họ tên, mã nhân viên và phòng ban, giúp dễ nhận diện khi sử dụng hàng ngày.

Thẻ công ty kiểm soát ra vào

Đối với văn phòng có nhiều khu vực, thẻ có thể được cấp quyền khác nhau cho từng nhóm nhân viên.
Ví dụ nhân viên kỹ thuật có thể được cấp quyền vào phòng máy, trong khi nhân viên văn phòng chỉ sử dụng khu vực làm việc chung.
Việc phân quyền được thực hiện trên hệ thống kiểm soát, còn thẻ đóng vai trò nhận diện.

Thẻ công ty có ảnh và mã nhân viên

Với những công ty đông người, việc in ảnh cùng mã nhân viên giúp nhận diện nhanh hơn.
Thông tin có thể bố trí gọn:
ẢNH
TRẦN THỊ B
Phòng Kế toán
Mã NV: NV025
CT00025
Nếu cần thay đổi nhân sự, doanh nghiệp có thể in bổ sung từng thẻ theo danh sách mới.

Thẻ công ty có QR Code

QR Code là phần có thể bổ sung vào thiết kế mà không làm thay đổi chức năng chính của thẻ.
Mã QR có thể dẫn đến:

• Website công ty.
• Trang liên hệ.
• Hồ sơ doanh nghiệp.
• Trang giới thiệu dịch vụ.
• Kênh hỗ trợ khách hàng.
• Thông tin nhân viên.
  Ngoài QR Code, thẻ cũng có thể in Barcode tùy theo thiết bị mà doanh nghiệp sử dụng.

In thẻ công ty số lượng lớn

Đối với doanh nghiệp có hàng trăm nhân viên, thông tin nên được tổng hợp thành danh sách trước khi sản xuất.
Có thể chuẩn bị:

• Họ tên.
• Mã nhân viên.
• Phòng ban.
• Chức vụ.
• Số thẻ.
• Ảnh nhân viên.
  Danh sách rõ ràng giúp việc in cá thể hóa nhanh hơn và hạn chế nhầm thông tin giữa các nhân viên.

Chất liệu thẻ công ty

Thẻ thường được làm bằng nhựa PVC vì gọn, nhẹ và phù hợp để sử dụng thường xuyên.
Có thể lựa chọn:

• In một mặt hoặc hai mặt.
• Cán bóng.
• Cán mờ.
• Bo góc.
• In ảnh.
• In số riêng.
• In QR Code.
• In Barcode.
• Tích hợp RFID.
  Nếu thẻ có chip, quy cách chip nên được xác định dựa trên hệ thống mà công ty đang sử dụng.

Quy trình in thẻ công ty

Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thẻ.
Bước 2: Kiểm tra hệ thống chấm công hoặc kiểm soát nếu có.
Bước 3: Xác định loại chip phù hợp.
Bước 4: Gửi logo và dữ liệu nhân viên.
Bước 5: Thiết kế mẫu thẻ.
Bước 6: Kiểm tra nội dung trước khi sản xuất.
Bước 7: In và cá thể hóa từng thẻ.
Bước 8: Kiểm tra, đăng ký hệ thống và bàn giao.

Giá in thẻ công ty

Giá thẻ phụ thuộc vào số lượng và mức độ cá thể hóa. Một số yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí:

• Số lượng.
• Loại chip.
• Chất liệu.
• Độ dày.
• In một hay hai mặt.
• In ảnh.
• In mã nhân viên.
• QR Code hoặc Barcode.
• Cá thể hóa từng thẻ.
• Ghi dữ liệu.
• Thiết kế.
  Nếu công ty chỉ cần in một mẫu chung thì thời gian xử lý thường đơn giản hơn so với đơn hàng có ảnh và thông tin riêng cho từng người.

Cần chuẩn bị gì khi đặt in?

Khách hàng có thể chuẩn bị logo, nội dung, số lượng và mẫu thiết kế nếu đã có. Với thẻ nhân viên, nên chuẩn bị danh sách họ tên, mã nhân viên, phòng ban và ảnh.
Nếu thẻ dùng cho máy chấm công, cửa ra vào hoặc thang máy, nên cung cấp mẫu thẻ cũ hoặc thông tin đầu đọc để xác định loại thẻ phù hợp.

Đặt in thẻ công ty

Tùy nhu cầu, doanh nghiệp có thể chọn mẫu thẻ đơn giản để nhận diện nhân viên hoặc làm loại thẻ tích hợp RFID, QR Code, Barcode phục vụ quản lý.
Với đơn hàng số lượng lớn, chuẩn bị sẵn danh sách và thống nhất mẫu trước sẽ giúp việc in thẻ nhanh, dễ kiểm tra và thuận tiện khi cấp phát cho nhân viên.