Thẻ Văn Phòng

Thẻ văn phòng là gì?

Thẻ văn phòng thường được dùng để nhận diện nhân viên, kiểm soát ra vào và kết hợp với các hệ thống quản lý tại nơi làm việc. Tùy nhu cầu, thẻ có thể sử dụng cho cửa ra vào, thang máy, chấm công hoặc khu vực nội bộ.
Phần thiết kế bên ngoài có thể làm theo bộ nhận diện thương hiệu, trong khi chip bên trong đảm nhiệm việc nhận diện điện tử nếu doanh nghiệp có sử dụng hệ thống kiểm soát.

Những loại thẻ văn phòng thường gặp

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều kiểu thẻ tùy mục đích:

• Thẻ nhân viên.
• Thẻ ra vào.
• Thẻ chấm công.
• Thẻ kiểm soát cửa.
• Thẻ thang máy.
• Thẻ khách.
• Thẻ thành viên.
  Một chiếc thẻ cũng có thể kết hợp nhiều chức năng nếu hệ thống được thiết kế để hỗ trợ.

In thẻ văn phòng theo yêu cầu

Mẫu thẻ có thể được thiết kế riêng cho từng doanh nghiệp. Nội dung thường bao gồm:

• Logo.
• Tên công ty.
• Ảnh nhân viên.
• Họ tên.
• Chức vụ.
• Phòng ban.
• Mã nhân viên.
• Mã thẻ.
• QR Code.
• Barcode.
• Website.
• Số điện thoại.
  Có thể in hai mặt nếu cần đưa thêm nội quy, thông tin liên hệ hoặc hướng dẫn sử dụng.

Thẻ nhân viên văn phòng

Thẻ nhân viên giúp nhận diện người làm việc trong công ty và có thể kết hợp với hệ thống kiểm soát ra vào.
Một mẫu đơn giản có thể gồm:
LOGO CÔNG TY
Ảnh nhân viên
NGUYỄN VĂN A
Phòng Kinh doanh
Mã NV: NV001
Số thẻ: VP00001
Thiết kế có thể thay đổi theo màu sắc và phong cách nhận diện của doanh nghiệp.

Thẻ văn phòng RFID

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng đầu đọc RFID, chip có thể được tích hợp bên trong thẻ. Khi nhân viên đưa thẻ đến đầu đọc, hệ thống sẽ nhận diện mã tương ứng.
RFID có nhiều loại khác nhau nên cần xác định đúng loại mà thiết bị hỗ trợ. Khi làm thẻ thay thế, mẫu thẻ cũ hoặc model đầu đọc là thông tin nên có.

Thẻ văn phòng dùng cho chấm công

Thẻ có thể được đăng ký với máy chấm công để ghi nhận thời gian vào và ra của nhân viên.
Thông tin in trên thẻ có thể gồm ảnh, họ tên, mã nhân viên và số thẻ. Phần dữ liệu chấm công được quản lý trên máy hoặc phần mềm tương ứng.

Thẻ văn phòng kiểm soát cửa

Với văn phòng có nhiều phòng ban hoặc khu vực riêng, thẻ có thể được cấp quyền theo từng khu vực.
Ví dụ nhân viên phòng kỹ thuật được phép vào phòng kỹ thuật, trong khi nhân viên thông thường chỉ được sử dụng khu vực văn phòng chung.
Quyền truy cập được thiết lập trên hệ thống, không nhất thiết phải thể hiện trên bề mặt thẻ.

Thẻ văn phòng có ảnh

Ảnh nhân viên có thể được in trực tiếp trên thẻ để tăng khả năng nhận diện.
Thông tin thường bố trí gồm:
ẢNH
TRẦN VĂN B
Nhân viên Kỹ thuật
Mã NV: NV015
Số thẻ: VP00015
Mẫu này phù hợp với doanh nghiệp có nhiều nhân viên hoặc thường xuyên có người ra vào.

Thẻ văn phòng có QR Code

QR Code có thể được đưa vào thiết kế để cung cấp thêm thông tin.
Có thể dùng QR Code để:

• Mở website công ty.
• Xem thông tin liên hệ.
• Truy cập hồ sơ doanh nghiệp.
• Mở trang giới thiệu.
• Truy cập nội quy.
  QR Code được in trên thẻ và hoạt động độc lập với chip RFID.

In thẻ văn phòng số lượng lớn

Khi công ty có nhiều nhân viên, thông tin từng người có thể được tổng hợp trước khi in.
Ví dụ dữ liệu gồm:
Họ tên – Mã nhân viên – Phòng ban – Số thẻ – Ảnh
Việc chuẩn bị dữ liệu đầy đủ giúp quá trình cá thể hóa từng thẻ nhanh hơn và hạn chế nhầm thông tin.

Chất liệu thẻ văn phòng

Thẻ thường được làm bằng nhựa PVC, có kích thước tương tự thẻ ngân hàng và thuận tiện mang theo.
Có thể lựa chọn:

• In một mặt.
• In hai mặt.
• Cán bóng.
• Cán mờ.
• Bo góc.
• In ảnh.
• In số riêng.
• QR Code.
• Barcode.
• Tích hợp RFID.

Quy trình in thẻ văn phòng

Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thẻ.
Bước 2: Kiểm tra máy chấm công, đầu đọc cửa hoặc hệ thống thang máy nếu có.
Bước 3: Xác định loại chip phù hợp.
Bước 4: Chuẩn bị danh sách nhân viên và hình ảnh.
Bước 5: Thiết kế mẫu thẻ.
Bước 6: Kiểm tra thông tin và duyệt mẫu.
Bước 7: In và cá thể hóa từng thẻ.
Bước 8: Kiểm tra, đăng ký hệ thống và bàn giao.

Giá in thẻ văn phòng

Chi phí phụ thuộc vào số lượng và yêu cầu trên từng thẻ. Những yếu tố thường ảnh hưởng đến giá gồm:

• Số lượng.
• Loại chip.
• Chất liệu.
• Độ dày.
• In một hay hai mặt.
• In ảnh.
• In số nhảy.
• QR Code hoặc Barcode.
• Cá thể hóa từng nhân viên.
• Ghi dữ liệu.
• Thiết kế.
  Nếu toàn bộ nhân viên dùng chung một mẫu thì việc sản xuất đơn giản hơn so với thẻ có ảnh và thông tin riêng.

Cần chuẩn bị gì khi đặt thẻ văn phòng?

Khách hàng nên chuẩn bị logo, số lượng, nội dung cần in và mẫu thiết kế nếu có. Nếu thẻ dùng cho chấm công hoặc kiểm soát cửa, nên gửi thêm mẫu thẻ cũ và thông tin thiết bị.
Danh sách nhân viên có thể chuẩn bị theo các trường họ tên, mã nhân viên, phòng ban, số thẻ và ảnh để thuận tiện khi làm số lượng lớn.

Đặt in thẻ văn phòng

Thẻ văn phòng có thể thiết kế theo phong cách riêng của từng doanh nghiệp, từ mẫu cơ bản đến thẻ nhân viên tích hợp RFID, QR Code hoặc Barcode.
Nếu thẻ được sử dụng đồng thời cho chấm công, cửa ra vào hoặc thang máy, nên kiểm tra hệ thống hiện tại trước khi sản xuất. Điều này giúp chọn đúng loại thẻ và tránh phải làm lại khi đưa vào sử dụng.